Peran dan Fungsi

Bagian terpenting dari lembaga adalah peranan. Peranan ialah jabatan. Sifat-sifat peranan saling mengisi. Peranan dan fungsi Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah (TAS/M) belum sepenuhnya diberdayakan oleh Sekolah/Madrasah, pada hal peranan dan fungsi TAS/M mendukung kelancaran pembelajaran. Peranan menimbulkan harapan dan berkonflik dengan kepribadian. Peranan TAS/M adalah administrator, personal, sosial, dan manajer. Fungsi ialah sekelompok tugas pekerjaan meliputi aktivitas, jenis yang sama sifat-sifatnya, pelaksanaannya atau urutan. Fungsi. TAS/M adalah memberikan pelayanan prima baik dalam makna sebenarnya dan singkatan. Singkatan pelayanan prima sudah mengandung dimensi pelayanan yang harus diperhatikan dalam melaksanakan pelayanan prima. Keefektifan individual ditentukan oleh sikap, keterampilan, pengetahuan, Salah satu cara untuk mengefektifkan peran dan fungsi tenaga administrasi sekolah adalah dengan melakukan pelatihan keterampilan manajerial berbasis kompetensi. Terdapat beberapa mata pelatihan yang ditawarkan dalam pelatihan manajerial kepala tenaga administrasi sekolah. Penulisan artikel ini bertujuan untuk memberikan sumbangan konsep pemikiran tentang peranan dan fungsi TAS/M dan upaya mengefektifkannya.

A.    Pendahuluan

Manusia dalam kehidupan dan penghidupannya memiliki berbagai peranan. Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah (TAS/M) dalam kesehariannya dapat berperan sebagai administrator ketika di sekolah/madrasah (S/M), mungkin berperan sebagai kepala rumah tangga ketika di rumah, berperan sebagai anggota ketika rapat di suatu organisasi, berperan sebagai pemain dalam salah satu cabang olah raga, dan sebagainya.

Peranan itu dapat saling mendukung dan dapat pula saling bertentangan. Peranan memiliki harapan-harapan (Getzel, 1958). Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa administrasi di Sekolah Dasar (SD) menurut temuan para pengawas masih belum baik dan mereka mengeluhkan  hal ini. Ketika para Kepala SD ditanya para pengawas mengapa administrasi S/M mereka masih belum tertib, para kepala sekolah menjawab karena kami belum memiliki TAS/M.

Secara hukum, SD Negeri tidak ada TAS, namun secara faktual, beberapa SD mengangkat sendiri TAS ada yang dibayar oleh komite sekolah dan ada pula yang tidak dibayar. Sebagian Kepala SD/MI mengeluh belum dapat memimpin sekolahnya secara optimal karena disibukkan oleh kegiatan administrasi sekolah terutama administrasi dana Biaya Operasional Sekolah (BOS). Akibatnya, mutu lulusan SD/MI sulit ditingkatkan. Sebaliknya, peranan dan fungsi tenaga administrasi di SMP/MTs, SMA/MA, dan SMK/MAK ada sudah diberdayakan dan ada yang belum diberdayakan tergantung kemauan kepala S/M-nya masing-masing. Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa beberapa kepala S/M belum memfungsikan TAS/M karena berbagai faktor. Mungkin karena belum ada TAS/M-ya, mungkin faktor pelayanannya belum memuaskan, dan mungkin pula hubungan interpersonal keduanya belum baik. Harapannya adalah kepala S/M, guru, pendidik, tenaga kependidikan, dan orang-orang di luar S/M yang berkepentingan dan peduli dengan S/M mau dan mampu memanfaatkan peranan dan fungsi TAS/M dengan sebaik-baiknya.

Rekrutmen dan seleksi serta penempatan tenaga administrasi di SD/MI merupakan kebutuhan yang sangat mendesak untuk dilaksanakan pemerintah dalam rangka memenuhi tuntutan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 35, ayat (1), butir (b) Yang berbunyi, ”SD/MI atau bentuk lain yang sederajat sekurang-kurangnya terdiri atas kepala sekolah/madrasah, tenaga administrasi, tenaga perpustakaan, dan tenaga kebersihan sekolah/madrasah.” Maknanya adalah setiap SD/MI harus memiliki TAS/M.

Menurut Direktorat Tenaga Kependidikan (2005), jumlah SD Negeri 135.644 buah. SD Swasta 10.223 buah. Jumlah SD seluruhnya 145.867 buah. Jika satu SD minimal membutuhkan satu tenaga administrasi SD, maka perlu diangkat 145.867 orang tenaga administrasi sekolah untuk SD. Karena alasan klasik keuangan negara masih terbatas, maka tidak mungkin mengangkat sekaligus 145.867 tenaga administrasi SD. Untuk itu, pemenuhan tenaga administrasi SD akan dilakukan secara bertahap.

Data di lapangan sementara ini menunjukkan bahwa SD baru boleh memiliki seorang TAS/M jika jumlah Rombongan Belajar (RB) minimal enam buah. Jika jumlah RB lebih dari enam, SD/MI tersebut boleh memiliki seorang kepala TAS/M. Saat ini, data tersebut divalidasi dan diuji publik oleh Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) tentang berapa jumlah siswa SD/MI atau jumlah RB yang logis dan realistis baru boleh memiliki tenaga administrasi SD/MI. Setelah mereka ditempatkan di SD, masalahnya adalah, ”Bagaimanakah peranan dan fungsi mereka di SD kelak?”

Untuk tenaga administrasi di SMP/MTs, SMA/MI, dan SMK/MAK juga sama yaitu, ”Bagaimanakah peranan dan fungsi tenaga administrasi SMP/MTs, SMA/MI, dan SMK/MAK? Bagaimanakah meningkatkan keefektifan peranan dan fungsi tenaga administrasi di SMP/MTs, SMA/MI, dan SMK/MAK?”

Masalah-masalah di atas dapat dirumuskan sebagai berikut, ”Bagaimana peranan, dan fungsi TAS/M, dan mengefektifkannya?” 

Berdasarkan rumusan masalah di atas, artikel ini bertujuan untuk memberikan sumbangan konsep pemikiran tentang peranan dan fungsi TAS/M, dan upaya-upaya mengefektifkan peranan dan fungsi tersebut. Berikut ini dibahas kajian teoritis tentang konsep:

1. peranan TAS/M,
2. fungsi TAS/M, dan
3. upaya mengefektifkan peranan dan fungsi TAS/M.

B.     Pembahasan

1.      Konsep Peranan TAS/M

Suatu bagian penting dari lembaga ialah peranan. Peranan ialah aspek-aspek dinamis dari kedudukan dan jabatan di dalam suatu lembaga, dan ia menetapkan perilaku para pemegang peranan itu. Di sekolah, pemegang peranan itu meliputi pendidik, tenaga kependidikan, dan peserta didik (Oteng Sutisna, 1987).

Menurut Getzel (1958), peranan memiliki harapan-harapan yaitu kewajiban, tanggung jawab, dan haknya. Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa peranan sebagai TAS/M memiliki harapan antara lain ingin: tertib administrasi, eselon V.a bagi Kepala Tata Usaha SMA disamakan dengan eselon Kasubag Tata Usaha di SMK yaitu IV.b, diikutkan dalam pelatihan-pelatihan seperti halnya kepala sekolah/madrasah dan guru, ingin agar peranan dan fungsinya diberdayakan oleh kepala S/M, peranan dan fungsinya dihargai sama pentingnya dengan kepala S/M dan guru, dan kesejahteraan TAS/M sebagai haknya juga ditingkatkan. Sampai di luar S/M pun, peranan dan fungsi TAS/M kurang dihargai oleh masyarakat. TAS/M ingin tertib administrasi agar peranan dan fungsinya dianggap penting dan diberdayakan oleh sekolah.

TAS/M ingin disamakan eselonnya karena peran dan fungsi serta beban tugas Kepala Tata Usaha di SMA relatif hampir sama dengan Kasubag Tata Usaha di SMK. Meskipun di SMK ada bengkel-bengkelnya tetapi di bengkel sudah ada kepala bengkel dan teknisi yang langsung berada di bawah pembinaan kepala sekolah. Di samping itu, SMA dan SMK sama-sama dalam lingkungan pendidikan menengah.

TAS/M ingin diikutkan pelatihan seperti halnya kepala sekolah dan guru karena ingin meningkatkan kompetensinya sehingga mampu memainkan peranan dan fungsinya secara lebih profesional, ingin mendapatkan pengalaman berada di tempat lain, ingin menambah teman-teman baru, dan ingin melepaskan kejenuhan di tempat kerja. 

TAS/M ingin diberdayakan peran dan fungsinya karena selama ini masih ada kepala S/M yang hanya melibatkan dalam pembuatan program saja, sedangkan dalam pelaksanaannya tidak dilibatkan, mungkin untuk menghemat, kurang kompeten, hubungan interpersonal kurang baik, dan mungkin pula ketertutupan kepala S/M dalam hal keuangan. 

TAS/M ingin dihargai karena manusia pada hakikatnya memiliki kebutuhan ingin dihargai atau esteem need menurut Maslow (1954), sama-sama ingin mencerdaskan peserta didik, dan S/M sebagai sebuah sistem. S/M dapat ibarat sebuah tim sepak bola, maka peranan dan fungsi kepala S/M sebagai kapten, guru sebagai penyerang, gelandang tengah dan back, maka TAS/M adalah sebagai kipernya. Semuanya sama tujuannya yaitu ingin mencetak gol sebanyak-banyaknya. Jadi semua peran dan fungsi di sekolah adalah sama pentingnya. 

Ilustrasi di atas mendukung pendapat Getzel (1958) yang menyatakan bahwa sifat pokok dari peranan-peranan adalah satu sama lain saling melengkapi untuk mencapai tujuan sekolah secara efektif, efisien, mandiri, dan akuntabel. Misalnya, guru berperan memberi pembelajaran, siswa berperan sebagai pembelajar. Pengawas berperan sebagai pembimbing kepala sekola, kepala sekolah berperan sebagai pihak yang dibimbing. TAS/M berperan sebagai administrator; kepala S/M, guru, siswa, dan orang tua yang memanfaatkan administrasi tersebut. Semua peranan masing-masing adalah untuk mencapai tujuan sekolah. 

Penghargaan terhadap pentingnya peranan dan fungsi TAS/M sampai saat ini masih kurang disadari dan kurang mendapat perhatian baik oleh warga S/M, warga masyarakat, ilmuwan, maupun pejabat. Tetapi, dengan adanya Direktorat Tenaga Kependidikan, niat dan upaya untuk meningkatkan harkat dan martabat serta citra TAS/M semakin mendapat perhatian. Terbukti dengan semakin banyaknya bimbingan teknik (pelatihan) TAS/M yang telah dilakukan Direktorat Tenaga Kependidikan di mana sebelumnya pelatihan seperti ini sangat langka dilaksanakan. 

Sebenarnya, kalau kita mau jujur, dan berdialog dengan hati nurani dan menganggap sekolah sebagai suatu sistem sosial; maka peranan dan fungsi setiap orang sama pentingnya karena masing-masing saling membutuhkan. Semua yang diciptakan Tuhan pasti ada manfaatnya. Coba bayangkan, seandainya penjaga sekolah tidak masuk, pintu tidak bisa dibuka, maka proses pembelajaran di kelas akan terganggu.

Manusia ada yang menghakimi bahwa TAS/M tidak penting karena menurut Jakop Sumardjo (2007), manusia itu sombong dan menganggap dirinyalah yang paling benar. Orang lain itu tidak penting, penuh dengan kesalahan dan dirinyalah yang paling dan benar. Setiap orang mempunyai ”kepentingan” dan ”kebenaran” sendiri serta ”kepentingan” dan ”kebenaran” itulah yang dipakai untuk menghakimi orang lain. Kalau manusia ingin menghakimi orang lain, ia harus cerdas secara subjektif. 

Kecerdasan subjektif ini terbatas karena itu ia harus terbuka, toleran, mau mendengar ”kebenaran-kebenaran” yang lain. Hakim yang bodoh adalah hakim yang berkaca mata kuda yang hanya melihat satu arah dan tidak mau melihat dan mendengar arah kiri, kanan, dan belakang. Sejarah membuktikan, penghakiman seperti ini telah menghukum mati ilmuwan-ilmuwan potensial seperti Pram, Socrates, Galileo, Bruno, dan ribuan lainnya. 

Di negara kita, sebenarnya negara sangatlah dirugikan dengan dihakiminya orang-orang kompeten dan potensial di bidangnya. Mereka tidak diberdayakan secara optimal bahkan tidak dilibatkan karena penguasa lebih mementingkan kelompok dan sentimen pribadinya daripada mementingkan bangsanya. Para penguasa menghakimi mereka dengan mengatakan mereka tidak dapat bekerja sama, integritas dan komitmennya diragukan. Soal kerjasama, integritas, dan komitmen biarlah proses yang membuktikannya. 

Pendapat di atas itu tampaknya berlaku bagi mereka yang menghakimi bahwa TAS/M tidak penting, tidak perlu dilatih karena pekerjaannya hanyalah mengurusi surat-menyurat. Padahal kenyatan di lapangan, Kepala TAS memiliki staf yang harus ia kelola secara profesional dengan keterampilan managerialnya. 

Bangsa kita adalah bangsa tidak mau menghargai potensi orang lain seperti yang diungkapkan Editorial (2006), ”Padahal orang pintar tidak sedikit di negeri ini ... tetapi kepintaran dan kehebatan mereka tidak memperoleh harga dan penghargaan yang memadai. Karena, negara dan masyarakat terbelenggu dalam struktur berpikir yang tidak menghargai apa yang dipunyai sendiri.” 

Keadaan ini terjadi pula dengan TAS/M. Bangsa kita tampaknya belum menghargai profesionalisme. Oleh sebab itu, pengangkatan TAS/M masih banyak dari lulusan SMA daripada SMK Jurusan Administrasi Perkantoran. Di suatu sekolah sebagai contoh, ada yang mengangkat pengurus surat menyurat dari SMK Jurusan Otomotif. TAS/M ingin agar kesejahteraannya ditingkatkan karena merasa gaji dan penghasilannya tidak cukup. 

Manusia cenderung merasa tidak cukup. Sesungguhnya, cukup tidak cukup itu bukanlah terletak pada gaji dan penghasilan tetapi pada ”rasa”. Coba lihat teman Anda. Gaji dan penghasilannya jauh di bawah Anda, tetapi tidak pernah mengeluh dan tampak hidupnya sangat bahagia walaupun tidak dalam kemewahan. Jadi, untuk merubah tidak cukup menjadi cukup adalah dengan merubah rasa tidak cukup menjadi cukup dan bersyukur (Masassya, 2007). Orang yang cukup (kaya) adalah orang yang sedikit (miskin) keinginan. Sebaliknya, orang tidak cukup (miskin) adalah orang yang banyak (kaya) keinginannya. 

Mengapa TAS/M ingin ditingkatkan kekayaannya? Jawabnya menurut Taufiq Effendi, selaku Menpan (2007) menyatakan, ”Barangkali salah satu penyebabnya adalah karena bangsa ini punya alat ukur yang sangat unik. Misalnya, alat ukur untuk melihat kesuksesan seseorang dipandang dari berapa jumlah mobil yang dimilikinya, rumahnya di kawasan mana, merek bajunya apa, bahkan-mungkin-termasuk berapa jumlah isterinya. Karena alat ukur yang demikian itu, maka ketika seseorang menjalin hubungan dengan orang lain, orang lain itu disuguhkan dengan penampilan yang dilengkapi dengan aksesori mobil mengkilap, baju bermerek, dan lain sebagainya (meskipun sebenarnya semuanya hasil pinjaman bahkan utang). Celakanya, cara seperti itu justru membuat lawan hubungannya menjadi yakin dan percaya sepenuhnya.” 

Peranan menurut Getzel (1958) kadang-kadang berkonflik dengan kepribadian. Sebagai contoh, peranan sebagai Kepala TAS/M sebagai manajer bertugas menilai DP3 bawahannya mempunyai kepribadian objektif dan senang membina. Menurut aturan, PNS tidak bisa naik pangkat jika nilai kesetiaan di bawah 91. Pada hal bawahannya hanya layak diberi nilai di bawah 91. Jika PNS bersangkutan diberi nilai di bawah 91 berarti pembinaan si Kepala TAS/M berarti tidak berhasil. Di samping itu, jika PNS tidak bisa naik pangkat, dikhawatirkan PNS bersangkutan semakin malas dan frustasi. Akhirnya, diberi PNS tersebut nilai 91. 

Akibatnya, terjadilah konflik batin antara peranan dengan kepribadian Kepala TAS/M. Peranan TAS/M sangat erat hubungannya dengan otoritas formal yang diberikan oleh S/M. Otoritas formal tersebut berupa tugas pokok dan fungsi TAS/M. 

Pekerjaan tenaga administrasi menurut Terry (1958) meliputi: penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan surat menyurat dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Selanjutnya ditambahkan Terry bahwa tujuh kegiatan tenaga administrasi adalah:

a.       mengetik,

b.      menghitung,

c.       memeriksa,

d.      menyimpan,

e.       menelpon,

f.       menggandakan,

g.      mengirim surat,

h.      dan lain-lain.

Sedangkan Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan kegiatan tenaga administrasi yaitu:

a.       menulis surat,

b.      membaca,

c.       menyalin (menggandakan),

d.      menghitung,

e.       memeriksa,

f.       memilah (menggolongkan dan menyatukan),

g.      menyimpan dan menyusun indeks, dan

h.      melakukan komunikasi (lisan dan tertulis).

Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:

a.       melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi,

b.  menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan

c.       membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan TAS/M sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi. Jika ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari Bahasa Latin, ad + ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006). 

Selanjutnya dijelaskan oleh The Liang Gie (2000) bahwa untuk Indonesia dapatlah kini secara lengkap tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan. 

Pekerjaan catat-mencatat atau tulis-menulis mendukung falsafah yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu International Standart Organization  9001:2000 (SMM ISO 9001:2000) yaitu, ”Tulis yang Anda kerjakan dan kerjakan yang Anda tulis.” 

Jika mutu S/M Indonesia ingin diakui dunia internasional, maka S/M harus menerapkan dan memiliki sertifikat ISO 9001:2000. Pekerjaaan catat mencatat mendukung salah satu fungsi manajemen yang dikembangkan oleh Gullick & Urwick (1937) (Hoy & Miskel, 2005) dengan akronim POSDCoRB (Planning, Organizing, Staffing, Coordinating, Reporting, and Budgetting). 

Pekerjaan catat-mencatat mendukung salah satu karakteristik birokrasi yaitu administrasi adalah tindakan catat-mencatat seperti yang dinyatakan Weber (1947) (Wendrich, et.al.,1988).

Dari berbagai pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan TAS/M adalah sebagai administrator. Jika TAS/M tersebut memiliki staf, maka peranannya bertambah satu yaitu sebagai pengelola (manager). Manajer menurut The Liang Gie (2000) ialah seorang yang mampu: melihat semua urusan dalam keseluruhannya, melimpahkan pekerjaannya, membangkitkan gairah kerja, memberikan insipasi, membimbing stafnya, bekerja sama, dan menerapkan teknik-teknik administrasi perkantoran. 

Menurut Anonim (1995), sebagai seorang administrator, ia harus memahami dan mampu mengkoordinasikan penyelenggaraan administrasi S/M sesuai pedoman pengelolaan administrasi S/M. Jadi, seorang administrator harus mampu sebagai koordinator. Di samping itu, ia juga harus mampu menciptakan pelayanan administrasi yang lancar dan tepat waktu. Peranan kepala TAS/M sebagai manajer lainnya lagi adalah sebagai planner karena ia harus membuat rencana dan program kerja ketatausahaan. Sebagai organisator karena ia harus mengorganisasikan stafnya. 

Dari pengalaman lapangan diketahui bahwa staf TAS/M yang paling lengkap kebanyakan berada di SMK favorit. Di SMK tersebut, idealnya terdapat 13 orang staf administrasi sekolah dengan tugas sebagai:

a.         pelaksana urusan persuratan dan pengarsipan (kesekretariatan),

b.         pelaksana urusan kepegawaian (pendidik dan tenaga kependidikan),

c.         pelaksana urusan keuangan (pembiayaan sekolah/madrasah),

d.        pelaksana urusan kurikulum (isi) dan pembelajaran (proses),

e.         pelaksana urusan kesiswaan (peserta didik),

f.          pelaksana urusan sarana dan prasarana,

g.         pelaksana urusan hubungan sekolah dengan masyarakat,

h.         pesuruh (caraka),

i.           pengemudi (pada sekolah yang sudah memiliki mobil),

j.           penjaga S/M,

k.         tukang kebun (pada SMK Pertanian), dan

l.           tenaga kebersihan S/M.

Dengan diterapkannya delapan standar pendidikan nasional di S/M, maka pelaksana urusan akan bertambah lagi yaitu:

(1)   pelaksana urusan kompetensi lulusan, dan

(2)   pelaksana urusan penilaian pendidikan.

Tugas-tugas di atas tentunya dapat dirangkap tergantung kebutuhan S/M masing-masing. Dengan diterapkannya Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional, maka tenaga kebersihan, tenaga perpustakaan, dan tenaga laboran/teknisi bukan lagi menjadi staf TAS/M tetapi kedudukannya tersendiri yaitu sebagai salah satu tenaga kependidikan seperti halnya dengan TAS/M.

Peranan semua pelaksana urusan adalah sebagai administrator. Peranan pesuruh adalah sebagai pengantar surat (expeditor atau distributor) dan melayani konsumsi tamu (waiter). Peranan pengemudi adalah sebagai sopir (driver). Peranan tukang kebun adalah pemelihara kebun (caretaker atau nurseryman) TAS/M sebagai pribadi tidak dapat melepaskan peranannya sebagai personal.

Berkenaan dengan kualitas personal, Denyer (1975) menyatakan bahwa kualitas kepribadian TAS/M yang penting-penting adalah kegairahan (enthusiasm), ketulusan (sincerity), kebijaksanaan (wisdom), dan pengendalian diri (self-control).

Berkaitan dengan ketulusan, Sri Pannyavaro (2007) menyatakan bahwa diantara pekerjaan luhur yang dilakukan manusia adalah melayani orang lain tanpa mengharapkan imbalan. Jika seseorang membantu orang lain dengan ketulusan atau keikhlasan, maka ia akan mendapat kebahagiaan. Sebaliknya, orang yang tidak tulus akan lebih banyak merasa gelisah dan khawatir, bahkan kecewa dan menyesal manakala mendapati kenyataan yang sesuai harapan. Keberadaannya selalu dibutuhkan dan ketiadaannya selalu dikenang. TAS/M sebagai makhluk sosial tidak dapat melepaskan peranannya sebagai orang yang sosial.

Berkenaan dengan keterampilan sosial, Hunsaker (2002) menyatakan, ”The ability to connect to other, build positive relationships, respond to the emotions of others, and influence others is the final component of emotional intelegence. Managers need social skills to understand interpersonal realationships, handle disagreements, resolve conflicts, and pull people together for common purpose.”

Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa peranan TAS/M adalah sebagai: administrator, personal, dan sosial. Peranan kepala TAS/M adalah sebagai: administrator, personal, sosial, dan manajer. Peranan sebagai administrator memiliki subperanan sebagai: collector, reporter, programmer, calculator, duplicator, sender, archivist, communicator, technician, expeditor, waiter, dan caretaker. Peranan sebagai manajer memiliki subperanan sebagai: planner, organizator, motivator, coordinator, delegator, problem solver, decision maker, dan evaluator.

2. Konsep Fungsi TAS/M

Fungsi ialah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat-sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain. Fungsi dalam suatu organisasi dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan (The Liang Gie, 2000). 

Terry (1958) menyebutkan bahwa tenaga administrasi sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang mempunyai fungsi memfasilitasi (function facilitating), untuk membantu pekerjaan-pekerjaan pokok (substantif) berjalan secara efektif dan efisien. 

Grager (dalam Wylie, 1958) menyatakan bahwa fungsi administrasi perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan surat menyurat dari suatu organisasi.

Evans (dalam Heyel, 1963) menyatakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. 

Thomas (1975) menyatakan bahwa fungsi administrator sekolah/madrasah adalah pelayanan yang diberikan olehnya.

Sejalan dengan pendapat-pendapat di atas, Depdiknas (2001) menyatakan bahwa fungsi TAS/M adalah:

a.       Kepala Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha bertugas membantu kepala sekolah/madrasah dalam kegiatan administrasi (urusan surat menyurat, ketatausahaan) sekolah/madrasah yang berkaiatan dengan pembelajaran,

b.      Pelaksana urusan kepegawaian bertugas membantu Kepala Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha dalam kegiatan atau kelancaran kepegawaian baik pendidik maupun tenaga kependidikan yang bertugas di sekolah/madrasah,

c.   Pelaksana urusan keuangan bertugas membantu Kepala Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha dalam mengelola keuangan sekolah/madrasah,

d.  Pelaksana urusan perlengkapan/logistik bertugas membantu Kepala Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha dalam mengelola perlengkapan/logistik sekolah/madrasah,

e.       Pelaksana sekretariat dan kesiswaan bertugas membantu Kepala Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha dalam mengelola kesekretariatan dan kesiswaan,

f.       Pengemudi bertugas sebagai sopir,

g.  Penjaga sekolah/madrasah bertugas memelihara dan memperbaiki fasilitas sekolah/madrasah berupa bangunan, kelistruikan, dan peralatan praktik. Joko Kuncoro (2002) menyatakan bahwa pekerjaan kantor atau tata usaha memiliki berbagai sebutan lain seperti office work, paper work, dan clerical work diperlukan oleh semua jenis aktivitas substantif agar dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 

Pada dasarnya, pekerjaan TAS/M merupakan pelayanan yang berfungsi meringankan (facilitating function) terhadap pencapaian tujuan aktivitas substantif. Setiap organisasi, apapun bentuk, jenis, corak, dan tujuannya terdiri atas dua pekerjaan yaitu aktivitas substantif dan pekerjaan kantor. Organisasi S/M mempunyai aktivitas substantif berupa pembelajaran dan pekerjaan kantor berupa administrasi S/M.

Dari berbagai pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi TAS/M adalah memberikan pelayanan prima di bidang administrasi. Pelayanan prima dalam hal ini mengandung arti sebenarnya dan arti singkatan. Pelayanan prima dalam arti sebenarnya menurut Anonim (2000) ialah pelayanan yang sesuai atau melebihi standar yang ada. Pelayanan prima sesungguhnya baru ada, apabila sudah ada standar pelayanan. 

Pelayanan prima di sekolah/madrasah ialah pelayanan yang sesuai atau melebihi delapan standar pendidikan nasional yaitu: (1) standar isi, (2) standar proses, (3) standar kompetensi lulusan, (4) standar pendidik dan tenaga kependidikan, (5) standar sarana dan prasarana, (6) standar pengelolaan, (7) standar pembiayaan, dan (8) standar penilaian pendidikan. 

Dengan adanya delapan standar tersebut berarti S/M dapat melaksanakan pelayanan prima. PELAYANAN PRIMA dalam arti singkatan adalah: Pantas (tepat janji dalam Mutu, Biaya, dan Waktunya = BMW), Empati (memahami kebutuhan konsumen); Langsung (responsif, segera dikerjakan dan tidak berbelit-belit), Akurat (tepat atau teliti, reliabel); Yakin (kredibiltas, dapat dipercaya), Aman (resiko kecil, keraguan kecil), Nyaman (menyenangkan dan memuaskan), Alat (lengkap dan modern), Nyata (penampilan sarana dan parasarana, personil), Perkataan (sopan santun, bersahabat, mudah berkomunikasi, mudah dipahami, konsisten dengan tindakan), Rahasia (kerahasiaan pelayanan terjamin), Informasi (penyuluhan jelas mudah didengar dan dipahami, objektif, valid, reliabel, komprehensif, lengkap, dan mutakhir); Mudah (kesediaan melayani, mudah dihubungi, mudah ditemui, mudah disuruh), dan Ahli (dikerjakan oleh orang yang benar-benar kompeten) (Husaini Usman,2006). 

Singkatan PELAYANAN PRIMA di atas sesungguhnya sudah mengandung dimensi pelayanan prima seperti yang dinyatakan Zeithaml, et.al. (1990) dan Anonim (2000) yaitu: tangible (nyata), reliability (pantas), responsiveness (mudah, kesediaan melayani), competence (ahli), courtesy (perkataan sopan dan ramah), credibility (yakin), security (aman), access (mudah), communication (informasi), dan understanding (empati). Perbedaannya hanya terletak pada urutannya saja.

3. Konsep Mengefektifkan Peran dan Fungsi TAS/M

Menurut Gibson, et.al. (2003), efisien (daya guna) ialah proses penghematan sumber daya dengan cara melakukan pekerjaan dengan benar (do things right), sedangkan efektif (hasil guna) ialah tingkat keberhasilan pencapaian tujuan dengan cara melakukan pekerjaan yang benar (do the right things). Efektif secara kuantitatif adalah perbandingan antara hasil yang diperoleh dibagi dengan target yang harus dicapai, sedangkan efektivitas secara kualitatif adalah tingkat kepuasan yang diperoleh. 

Keefektifan dapat dilihat dari tiga perspektif yaitu: (1) individual (input), (2) kelompok (proses), dan (3) organisasi. Keefektifan individual ditentukan oleh sikap, keterampilan, pengetahuan, motivasi, dan stres. Keefektifan kelompok ditentukan oleh kekompakan (cohesiveness), kepemimpinan, struktur, status, peranan-peanan, dan norma-norma. Keefektifan organisasi ditentukan oleh lingkungan, teknologi, pilihan strategik, struktur, proses, dan budaya (Gibson,2003). 

Dalam artikel ini, mengefektifkan dibatasi pada individual. Dari pendapat Gibson di atas, upaya mengefektifkan peranan dan fungsi dapat dilakukan dengan meningkatkan sikap, keterampilan, pengetahuan, motivasi, dan stres. Caranya dapat melalui studi lanjut dan atau pelatihan. 

Menurut seorang ahli manajemen perkantoran, Denyer (1975), seorang manajer perkantoran harus memiliki pendidikan dan pelatihan yang tepat maupun ciri-ciri perwatakan yang cocok dengan tugasnya, memiliki kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun kecakapan dalam organisasi, harus mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya dan menghargai segi-segi teknis administrasi yang terinci. 

Mengenai kualitas kepribadian yang penting-penting adalah kegairahan, ketulusan, kebijaksanaan, dan pengendalian diri. Tetapi kualitas terpenting adalah kepemimpinan yakni kemampuan membangkitkan gairah, memberikan inspirasi, dan membimbing semua pegawai. Dengan kepemimpinan, manajer perkantoran dapat menghasilkan yang terbaik dari stafnya, dapat membuat staf bekerja sama sebagai sebuah kelompok yang terpadu. Salah satu cara untuk mengefektifkan peranan dan fungsi TAS/M adalah melaksanakan pelatihan keterampilan manajerial berbasis kompetensi.

Sedangkan mekanisme pelatihan di dalam kelas menggunakan model TIMS (Training In Management Skills) yang dikembangkan oleh Hunsaker (2002). 

Untuk menerapkan model TIMS ada sepuluh langkah yang harus dilakukan yaitu:

a.   menilai diri sendiri, contohnya peserta merenungkan keterampilan mendesak apa saja yang dibutuhkan;

b.  mempelajari konsep-konsep keterampilan, contohnya mengingat kembali untuk keterampilan majarial konsepnya apa saja;

c.       mengecek konsep pembelajaran: kuis, contohnya pelatih mengadakan pretest;

d.      mengidentifikasi perilaku-perilaku yang akan diterampilkan: daftar isian untuk peserta, contohnya sikap, keterampilan, dan pengetahuan apa saja yang dibutuhkan;

e.   memperagakan keterampilan dalam sebuah latihan mendemonstrasikan, contohnya pelatih memberi tugas individual untuk mengetahui tingkat keterampilan;

f.       mempraktikkan keterampilan dalam latihan-latihan kelompok, contohnya pelatih memberi tugas kelompok untuk menyamakan persepsi dari hasil tugas individu masing-masing tadi kemudian diplenokan dan dikomentari kelompok lain dan pelatih serta pelatih membagikan modulnya;

g.      menilai tingkat kompetensi keterampilan dalam bentuk daftar isian kesimpulan, contohnya pelatih memberi tugas individu untuk membuat kesimpulan atau ringkasan;

h.  tanya jawab untuk mendukung penggunaan keterampilan, contohnya pelatih menanyakan bagaimana bentuk kesimpulan yang dibuat peserta dan diakhir dengan postest;

i.        memperbanyak latihan agar semakin terampil, contohnya pelatih memberi pekerjaan rumah untuk mengulang-ulang keterampilan yang sudah dilatihkan atau meminta peserta sesering mungkin berlatih;

j.  membuat perencanaan tindakan (action planning) mengembangkan keterampilan secara berkelanjutan; contohnya pelatih menugaskan peserta membuat perencanaan tindak lanjut yang akan diklaksanakannya di tempat tugas dalam waktu tertentu setelah selesai mengikut pelatihan. 

Salah satu hal penting yang perlu mendapat perhatian para pelatih adalah dalam melatih janganlah banyak menugaskan peserta untuk mencatat atau mendengar (kecuali untuk latihan menulis dan mendengar) tetapi lebih banyak melakukan karena sesuai dengan namanya ”pelatihan”, maka peserta seharusnya lebih banyak berlatih sehingga peserta memahami dan terampil melaksanakannya seperti yang dinyatakan filosof Cina kuno yang terkenal, Confusius (dalam Hunsaker, 2002), ”I hear and I forget. I see and I remember. I do and I understand.” Tetapi, pernyataan Confiusius ini telah dibantah oleh Hunsaker (2002) yang menyatakan bahwa berdasarkan hasil penelitian terhadap pembelajaran disarankan lebih akurat menggunakan prinsip, ”I understand best when I hear, see, and do.” 

Mata pelatihan untuk mengefektifkan peranan TAS/M sebagai personal antara lain adalah: (1) mengenal diri sendiri (Who am I?), (2) pengembangan diri (termasuk memotivasi diri sendiri), (2) pengendalian diri, (3) berpikir positif, (4) bertindak asertif, (5) manajemen stres, dan (7) manajemen waktu. Mata pelatihan untuk mengefektifkan peranan TAS/M sebagai sosial antara lain adalah: (1) memahami manusia, (2) teknik komunikasi efektif, (3) pengelolaan konflik, dan (4) kerja tim (Hunsaker, 2002). Mata pelatihan untuk mengefektifkan peranan TAS/M sebagai administrator antara lain adalah aplikasi program komputer untuk: (1) administrasi persuratan dan kearsipan (kesekretariatan), (2) administrasi pendidik dan tenaga kependidikan dan standarnya, (3) administrasi keuangan (termasuk RAPBS dan perpajakan) dan standarnya, (4) administrasi isi dan standarnya, (5) administrasi proses dan standarnya, (6) administrasi kesiswaan, (7) standar kompetensi lulusan, (8) administrasi sarana dan prasarana dan standarnya, (9) administrasi kehumasan dan kerjasama, (10) administrasi standar pengelolaan (termasuk implementasi manajemen berbasis sekolah) dan standarnya, (11) administrasi standar penilaian pendidikan, dan (12) administrasi unit produksi sekolah (untuk SMK/MAK).

Aplikasi program komputer untuk delapan standar pendidikan nasional dirancang sedemikan rupa sehingga pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengetahui standar yang sudah dan belum dipenuhi S/M secara cepat, akurat, tepat, dan hemat. Mata pelatihan untuk mengefektifkan peranan kepala TAS/M sebagai manajer antara lain adalah: (1) perencanaan program ketatausahaan, (2) teknik berorganisasi, (3) teknik memotivasi staf, (3) teknik koordinasi, (4) teknik memimpin staf (tim), (5) teknik delegasi, (6) teknik pemecahan masalah dan pengambilan keputusan administratif, (7) manajemen mutu berbasis sekolah, dan (8) teknik menilai kinerja staf (Hunsaker, 2002). Mata pelatihan untuk mengefektifkan fungsi TAS/M adalah pelayanan prima yang meliputi: (1) konsep pelayanan prima, (2) perilaku pelayanan prima, dan (3) pengembangan kepribadian pelayanan (Anonim, 2000).

C.    Kesimpulan

Peranan adalah bagian terpenting dari S/M. Peranan ialah kedudukan dan jabatan di S/M. Di S/M, ada yang berperan sebagai Kepala S/M, guru, siswa, dan tenaga kependidikan termasuk TAS/M. Semua peranan sama pentingnya dan saling mendukung untuk mencapai tujuan S/M. Peranan memiliki sejumlah harapan terutama kewajiban, tanggung jawab, dan hak. Peranan kadang-kadang berkonflik dengan kepribadian.

Peranan TAS/M adalah sebagai: administrator, personal, dan sosial. Peranan Kepala TAS/M adalah sebagai administrator, personal, dan sosial, dan manajer. Peranan sebagai administrator memiliki subperanan sebagai collector, reporter, programmer, duplicator, calculator, sender, archivist, communicator, technician, expeditor, waiter, dan caretaker. 

Peranan sebagai manajer memiliki subperanan sebagai: planner, organizator, motivator, coordinator, delegator, problem solver, decision maker, dan evaluator. 

Fungsi ialah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat-sifatnya, pelaksanaannya atau urutan. Fungsi dalam suatu organisasi dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu yang harus dilaksanakan. 

Fungsi TAS/M adalah pelayanan prima di bidang administrasi baik dalam arti sebenarnya maupun singkatan. Singkatan PELAYANAN PRIMA adalah Pantas, Empati, Langsung, Akurat, Yakin, Aman, Nyaman, Alat, Nyata, Perkataan, Rahasia, Informasi, Mudah, dan Ahli. Arti singkatan ini sekaligus sebagai karakteristik pelayanan prima. Keefektifan individual ditentukan oleh sikap, keterampilan, pengetahuan. 

Salah satu cara untuk mengefektifkan peranan dan fungsi TAS/M ialah dengan mengadakan pelatihan manajerial TAS/M berbasis kompetensi dengan langkah dari analisis kebutuhan pelatihan sampai laporan pelaksanaan pelatihan. Mata pelatihan untuk mengefektifkan peranan sosial adalah: (1) memahami manusia, (2) teknik komunikasi efektif, (3) pengelolaan konflik, dan (4) kerja tim. Mata pelatihan untuk mengefektifkan peranan administrator adalah aplikasi program komputer untuk administrasi sekolah dan delapan SPN. Mata pelatihan untuk mengefektifkan peranan manajer adalah: (1) perencanaan program ketatausahaan, (2) teknik berorganisasi, (3) teknik memotivasi staf, (3) teknik koordinasi, (4) kepemimpinan tim, (5) teknik delegasi, (6) teknik pemecahan masalah dan pengambilan keputusan administratif, (7) manajemen mutu berbasis sekolah, dan (8) teknik menilai kinerja staf. Mata pelatihan untuk mengefektifkan fungsi pelayanan prima adalah pelayanan prima.

(Sumber : www.tendik.org)